Đi chứng thực giấy tờ, bị mất hồ sơ: Ai chịu trách nhiệm?

Thực tiễn trong thời gian gần đây có một số trường hợp đi chứng thực giấy tờ bị mất bản gốc, lỗi thuộc về cơ quan chứng thực, do sơ suất mà đánh mất của công dân. Nhiều người băn khoăn, trong trường hợp, người dân nộp hồ sơ, giấy tờ quan trọng, tại các cơ quan hành chính công (như phòng công chứng, uỷ ban nhân dân, các sở, ngành…), nhưng trong tình trạng chờ xử lý (nộp vào khay đựng giấy tờ chờ tiếp nhận), sau đó bị mất, thì ai sẽ chịu trách nhiệm trong trường hợp này, người nộp hồ sơ hay cơ quan hành chính công?

Luật sư Nguyễn Minh Thuận, Văn phòng Luật sư Lê Quang Y, số 168 Vĩnh Viễn, phường 9, quận 10, TP.HCM, chia sẻ:

"Theo quan điểm cá nhân tôi, trong trường hợp này, việc mất hồ sơ người dân không thể đổ lỗi cho cơ quan có thẩm quyền thụ lý, và đang chờ giải quyết. Bởi lẽ, trong việc bảo quản hồ sơ này, giữa người dân với cơ quan này chưa phát sinh quyền, và nghĩa vụ với nhau.

Theo tôi, việc bảo quản hồ sơ chỉ phát sinh sau khi cơ quan có thẩm quyền thụ lý có văn bản thông báo thụ lý (thường là giấy biên nhận). Điều dễ hiểu là nếu đổ lỗi cho cơ quan có thẩm quyền thụ lý, thì người dân không có gì chứng minh, rằng hồ sơ của mình đã được cán bộ có thẩm quyền bảo quản.

Ảnh minh họa

Trong trường hợp, hồ sơ đã được nhận, nhưng không có biên nhận ghi nhận việc đã nhận hồ sơ, sau đó xảy ra việc thất lạc, thì cơ quan hành chính công có chịu trách nhiệm không và như thế nào, thưa ông?

Nếu như hồ sơ đã được nhận, thì về nguyên tắc có thể hiểu rằng, hồ sơ này đang nằm trong sự quản lý của các cán bộ có thẩm quyền tại cơ quan trên. Nếu như các cán bộ trên đã thụ lý thì không thể nào không ra biên nhận.

Trong trường hợp bị mất hồ sơ này, nếu như người dân, dù không có biên nhận, nhưng vẫn chứng minh được rằng mình đã nộp hồ sơ, thì cán bộ thụ lý phải chịu trách nhiệm. Đa phần việc thụ lý hồ sơ phải tuân thủ theo một quy trình nhất định, do chính cơ quan có thẩm quyền trên đề ra, thường là khi nhận hồ sơ của người dân, cán bộ thụ lý phải ghi trong biên nhận là nhận những thứ gì, bản chính hay photocopy….

Nếu như cán bộ thụ lý không làm đúng quy trình thì phải chịu trách nhiệm. Trách nhiệm của cán bộ để thất lạc hồ sơ, thì tùy trường hợp có thể chịu trách nhiệm hành chính trước cơ quan, do không tuân thủ quy trình. Nếu như có thông đồng với những thành phần xấu, nhằm chiếm đoạt tài sản của người khác, thì có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Bên cạnh đó, nếu gây thiệt hại cho người dân, thì phải bồi thường về mặt dân sự.

Nếu xảy ra tranh chấp dân sự trong trường hợp này, người dân sẽ phải thực hịên thủ tục như thế nào? Và cần đến cơ quan nào để phản ánh, bảo vệ quyền lợi?

Đây là một quan hệ dân sự. Vì vậy, nếu xảy ra tranh chấp giữa người dân và cơ quan có thẩm quyền thụ lý để thất lạc hồ sơ, thì điều đầu tiên người dân cần làm là củng cố chứng cứ, để chứng minh rằng mình đã nộp hồ sơ vào cơ quan này. Sau đó, người dân có thể gửi đơn khiếu nại đến lãnh đạo của chính cơ quan này. Nếu như lãnh đạo của cơ quan này giải quyết không thỏa đáng, thì người dân có thể gửi đơn đến cơ quan cấp trên của cơ quan trên, để tiếp tục khiếu nại.

Trong trường hợp cơ quan cấp trên của cơ quan làm mất hồ sơ giải quyết không thỏa đáng, thì người dân có thể nộp đơn ra tòa để yêu cầu phân xử theo quy định. Bên cạnh đó, người dân cũng có thể liên hệ đến các cơ quan báo chí, để các cơ quan này lên tiếng bảo vệ quyền lợi cho mình.

Hiện nay, tình trạng mất hồ sơ tại các khu vực hành chính công không phải là hiếm gặp, theo ông, cơ quan hành chính công cần làm cách nào, để bảo quản an toàn cho các giấy tờ quan trọng mà người dân đã nộp và chờ xử lý? Với người dân, cần làm gì và yêu cầu gì với cơ quan hành chính công, để đảm bảo an toàn cho hồ sơ quan trọng của mình khi nộp tại các cơ quan này?

Việc để mất hồ sơ của người dân ở các cơ quan hành chính là điều không ai mong muốn. Tuy nhiên, có một thực tế là hiện nay dù đã được cải cách rất nhiều, nhưng lượng hồ sơ ở những cơ quan trên đa phần vẫn còn quá tải.

Tôi đã đến nhiều cơ quan có thẩm quyền thụ lý hồ sơ của người dân nhưng lại thấy có nhiều cách làm khác nhau. Có nơi để người dân “vô tư” nộp giấy tờ đủ loại vào khay đựng, nhưng cũng có cơ quan rất chuyên nghiệp, khi cho người dân bấm số hẹn và khi đến số, thì máy gọi tên lên làm việc trực tiếp với cán bộ thụ lý.

Có thể nói, trong tương lai không xa, việc cải cách hành chính sẽ được áp dung rộng rãi, và những hạn chế trên sẽ không còn tồn tại. Tuy nhiên, khi mà chất lượng phục vụ ở các khu vực hành chính chưa cao, thì bản thân người dân khi nộp hồ sơ cũng phải có ý thức tự bảo vệ tài liệu, hồ sơ của mình.

Người dân nên nộp bản photocopy trước để “dành chỗ”, đến khi cần thiết thì mang bản chính ra để cán bộ thụ lý đối chiếu, hoặc khi cầm biên nhân cũng cần lưu ý, rằng biên nhận đã ghi đầy đủ những thứ giấy tờ mà mình đã đưa ra cho cán bộ thụ lý chưa, hồ sơ mình đưa là bản chính hay bản photocopy…

Xin cảm ơn ông!

Theo Vietnamnet.vn

www.nguoiduatin.vn