Sử dụng quy trình DMAIC cho những dự án SEO
DMAIC cung cấp cho bạn một cách duy nhất để giải quyết những vấn đề này. DMAIC là viết tắt của 5 chữ sau:
- Define (Tạm hiểu là Xác định).
- Measure (Tạm hiểu là Biện pháp).
- Analyze (Tạm hiểu là Phân tích).
- Improve (Tạm hiểu là Cải thiện).
- Control (Tạm hiểu là Kiểm soát).
Ban đầu nó được tạo ra bởi Motorola như là một phần của phương pháp Six Sigma để quản lý chất lượng.
DMAIC thực sự hiệu quả?
Six Sigma (Tìm hiểu thuật ngữ Six Sigma tại đây) thường được sử dụng trong ngành công nghiệp sản xuất, nơi các quy trình chạy ở chất lượng cao và cần phải được mở rộng hoặc cải thiện. Thật khó để đi qua toàn bộ quá trình Six Sigma cho các dự án tiếp thị kỹ thuật số như các sản phẩm vì chúng không được định nghĩa rõ ràng như trong sản xuất xe. Tuy nhiên, có một số quy trình , chúng ta có thể sử dụng.
Khi được sử dụng có hiệu quả, DMAIC có thể cải thiện bất kỳ loại quá trình cho bất kỳ tổ chức trong ngành công nghiệp nào chỉ cần nhìn vào hiệu quả.
DMAIC cung cấp về các quy trình lãng phí và không hiệu quả để đạt được một cái gì đó tốt hơn. Bạn cũng có thể sử dụng lại quá trình để sắp xếp tất cả các quá trình của bạn.
Ngoài ra, DMAIC là một hệ thống toàn diện. Quyết định dựa trên đo lường và dữ liệu. Có nhiều công cụ cần thiết và xác định giai đoạn phân tích của tất cả các vấn đề mà có thể không được đặt ra. Đó là một cách mới dựa vào dự án để thành lập quy trình mới.
Nó cũng về dựa vào giá trị dài hạn của một công ty. DMAIC không phải là một cách sửa chữa nhanh chóng. Hệ thống này nói về việc tìm kiếm một giải pháp mà sẽ cung cấp một quá trình đơn giản hơn, có lợi hơn cho doanh nghiệp. Phần kiểm soát của phương pháp DMAIC là rất quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả của kế hoạch.
Có một số vấn đề với DMAIC. Nó không quá hoàn hảo.
Một số doanh nghiệp có thể phải đào tạo nhiều hơn cho người lao động để sử dụng DMAIC một cách hiêu quả và đã có thể thấy điều trị con người như robot. Tuy nhiên, đó là tất cả cách bạn lãnh đạo một nhóm và khen thưởng những người làm việc chăm chỉ.
Hạn chế thời gian cũng là một vấn đề. Nó có thể là vài tháng trước khi một số quy trình được giải quyết trong các tổ chức lớn hơn với quá trình đăng ký phức tạp hoặc dữ liệu phát triển lâu dài, và phải mất rất nhiều các nguồn lực để tiếp tục làm việc với những vấn đề này. Tuy nhiên , nó sẽ giúp các doanh nghiệp trong thời gian dài, vì vậy nó cần được đầu tư tốt trong tương lai của công ty. Hơn nữa, quá trình cải tiến thường dẫn đến quá trình chi phí hiệu quả hơn.
Các kỹ thuật được sử dụng trong DMAIC đã được chứng minh để làm việc cho nhiều ngành công nghiệp và không ngừng cải thiện các quá trình xử lý thông tin. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng DMAIC và chạy trên nhiều vấn đề khác, bạn nên nhớ rằng bạn chỉ có thể giải quyết một vấn đề tại một thời điểm. Nó tùy thuộc vào các nhà lãnh đạo dự án và đội ngũ người lao động để nhổ tận gốc nguyên nhân của vấn đề và ưu tiên các dự án cải tiến.
Khi sử dụng một cách hiệu quả, DMAIC có thể là một cách tuyệt vời để khắc phục vấn đề. Cho dù bạn là một tổ chức đa điểm lớn hay chỉ là một freelancer tìm kiếm câu trả lời cho một vấn đề cụ thể, DMAIC cung cấp một phương pháp để giải quyết tất cả các loại vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Sự thành công của DMAIC phụ thuộc vào cách bạn có thể thực hiện tốt từng giai đoạn của quá trình. Nếu bạn đã kỹ lưỡng và thu thập tất cả các dữ liệu trước đó, bạn sẽ phát triển tốt hơn trong tương lai.
Dữ liệu cần được coi là một phần quan trọng nhất của DMAIC, là cần thiết để hoàn thành từng giai đoạn của dự án cải tiến.
Xác định - Define
Đây là giai đoạn mà một nhóm người bắt đầu một cuộc hành trình để giải quyết một vấn đề. Trong công ty của chúng tôi, chúng tôi quyết định cách chúng ta tiếp cận một dự án cải tiến quy trình thông qua điều lệ dự án nội bộ của chúng tôi. Tài liệu này được cập nhật liên tục trong suốt cuộc đời của dự án. Nó có thể sẽ được sửa đổi nhiều lần.
Có một số khía cạnh quan trọng đưa vào điều lệ của dự án như:
- Tình thế kinh doanh
Đây là giai đoạn bạn giải thích tầm quan trọng của dự án cho khách hàng hoặc quản lý của bạn. Bạn nên liệt kê chi tiết các chi phí phát sinh do vấn đề và mô tả những gì sẽ xảy ra nếu không hành động ngay. Bạn cũng nên kết nối các vấn đề về mục tiêu kinh doanh và xác định tác động tích cực của dự án về giá trị tiền tệ.
- Tuyên bố vấn đề
Đây là một phần của điều lệ dự án nêu rõ vấn đề. Nó cung cấp chi tiết về ảnh hưởng của vấn đề và lý do tại sao nó nguy hại cần sửa chữa.
- Tuyên bố mục tiêu
Ngay sau khi bạn nêu rõ vấn đề, bây giờ bạn phải xác định một mục tiêu rõ ràng. Đây là giai đoạn mà bạn mong đợi dự án có kết quả tốt sau khi vấn đề được giải quyết.
Bạn cần phải có một thời gian hoàn thành dự án với ước tính tiết kiệm, mục tiêu cải thiện và làm thế nào để đo lường các mục tiêu. Bạn cũng nên bao gồm cách đạt được mục tiêu sẽ ảnh hưởng đến bất kỳ bộ phận quan trọng (CTQ là viết của Critical to Quality) của dự án.
- Phạm vi dự án
Ranh giới và hạn chế của dự án là gì? Bạn phải có sự thể hiện cụ thể cho dự án của bạn. Nó bắt đầu ở đâu? Nó kết thúc ở đâu? Phạm vi cũng giúp nhóm bạn tiếp tục nhiệm vụ.
- Chi phí chất lượng kém
Một lần nữa, bạn nên quan tâm các số liệu COPQ (Cost of Poor Quality) và làm thế nào các vấn đề đang ảnh hưởng tiêu cực đến công ty với chi phí có thực, quản lý sẽ xem xét khi đọc điều lệ dự án của bạn.
Biện pháp - Measure
Khi bạn di chuyển ra khỏi giai đoạn xác định, bạn sẽ đi vào phần tiếp theo là tập hợp thông tin từ các quá trình hiện tại. Để làm một cái gì đó hiệu quả hơn, trước tiên bạn phải tìm ra những gì không đúng.
Nhóm của bạn sẽ cần phải hiểu chính xác quá trình hiện tại đang hoạt động như thế nào nhưng không nhất thiết phải tập trung vào những gì sai. Đây là bước để nắm được chức năng và vai trò của nó trong công ty.
Bạn có để tạo ra một bản đồ quy trình chi tiết từ nghiên cứu này. Bạn sẽ thu thập dữ liệu cơ bản và tóm tắt tất cả các dữ liệu thu thập khi bạn thực hiện các bản đồ quy trình. Điều này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về những gì sẽ xảy ra với quá trình khi điều tra.
Bạn cũng có thể tìm thấy vấn đề bổ sung và các khu vực không hiệu quả đểlàm việc như tắc nghẽn và thời gian chu kỳ. Các bản đồ quy trình cũng xác định ở đâu và như thế nào dữ liệu có thể được thu thập.
Khi phát triển bản đồ quy trình, bạn nên nhớ:
- Vẽ bản đồ quy trình từ nơi nó thực sự định vị. Nếu bạn thay đổi vị trí của nó, bạn có thể bỏ lỡ một số các yếu tố chính đang gây ra các vấn đề như các vòng lặp không cần thiết.
- Khi hoàn thành, xem xét kỹ quá trình để xác nhận tất cả các tính năng nêu trong bản đồ quy trình. Điều này sẽ đảm bảo rằng bản đồ quy trình của bạn là chính xác.
Bây giờ là lúc để thu thập nhiều dữ liệu hơn. Các dữ liệu bạn thu thập phải có liên quan đến báo cáo vấn đề từ giai đoạn xác định và những gì khách hàng sẽ quyết định là rất quan trọng đến chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Dữ liệu này sẽ được sử dụng như là cơ sở cho quá trình cải tiến.
Đó là giá trị hình dung dữ liệu để giúp bạn xem những gì đang xảy ra và giúp bạn trình bày dữ liệu cho các thành viên dự án khác hoặc khách hàng.
Các biểu đồ kiểm soát (control chart) cũng thường được sử dụng trong giai đoạn đo lường. Đây là một cách để hiển thị quá trình trực quan và cũng cho thấy số liệu thống kê các yếu tố của quá trình này là bất thường.
Phân tích - Analyze
Bây giờ nhóm tìm kiến nguyên nhân gây ra vấn đề của dự án cải tiến. Nguyên nhân gốc rễ phải được chứng minh bằng các dữ liệu đầu tiên. Có nhiều phương pháp phân tích nguyên nhân gốc rễ khác nhau mà bạn có thể dựa vào bao gồm 5 câu hỏi tại sao?
Với những công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ và bản đồ quy trình, bạn có thể tìm thấy những nguyên nhân gốc rễ với tất cả các dữ liệu mà bạn đã thu thập được.
Trong giai đoạn này, phải chắc chắn bạn đã tìm thấy nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Điều quan trọng ở đây không phải là xem ai đúng ai sai. Mà có lẽ do những sự cố trong giao tiếp, vấn đề đào tạo, hoặc thường không có quy trình tài liệu cần thiết.
Cải thiện - Improve
Trong giai đoạn này, bạn nên làm việc nhóm với nhau và động não để tìm ra những giải pháp tiềm năng khác nhau cho vấn đề dựa trên các dữ liệu thu thập được và nguyên nhân gốc rễ. Nếu các bạn cùng nhau thực hiện quy trình này mỗi ngày, bạn sẽ có một cơ hội tốt hơn để nắm bắt những sự cố gì đang xảy ra với quá trình đó. Mọi người cũng có thể cung cấp các giải pháp tốt nhất.
Với phương pháp động não, bạn có thể sử dụng một cách tự do hoặc theo một vài quy tắc. Ví dụ, bạn có thể thiết lập phiên họp về phương pháp động não:
- Thiết lập các chủ đề được thảo luận.
- Thảo luận chủ đề này.
- Luôn luôn khuyến khích sự sáng tạo.
- Thiết lập một chính sách không chỉ trích.
- Sao lưu một ý tưởng được khuyến khích.
- Chỉ định một người nào đó ghi lại tất cả các giải pháp có thể.
- Khuyến khích mọi người tham gia.
Những quy tắc này sẽ giúp nhóm của bạn đi đúng hướng và cũng nên duy trì một cuộc thảo luận sôi nổi nhưng vui vẻ. Một khi bạn có một vài giải pháp khác nhau, bạn sẽ phải lựa chọn giải pháp tốt nhất. Tuy nhiên, tất cả mọi người sẽ có ý kiến riêng của họ về những gì là tốt nhất, vì vậy bạn nên suy nghĩ về một số vấn đề trước khi quyết định giải pháp tốt nhất.
- Tốn bao nhiêu thời gian để thực hiện một giải pháp?
- Thời gian chu kỳ sẽ được giảm?
- Tốn bao nhiêu chi phí để thực hiện giải pháp?
- Các giải pháp sẽ làm giảm chi phí của quá trình này?
- Giải pháp có giải quyết được vấn đề không?
- Giải pháp có đơn giản hóa quá trình không?
Đây chỉ là một vài điều cần suy nghĩ khi tìm kiếm giải pháp tốt nhất. Bạn cũng cần phải hợp thức hóa giải pháp được lựa chọn. Điều này có nghĩa là bạn phải xem các giải pháp có thực sự hoạt động hiêu quả.
Thực hiện phân đoạn và các chương trình thí điểm theo một vài cách khác nhau để xem giải pháp của bạn có làm việc hiệu quả. Bạn cũng có thể tạo ra một bản đồ quy trình nhà nước trong tương lai như là một phần của giai đoạn cải tiến. Sau đó bạn có thể xem xét qua quá trình này một lần nữa để thấy rằng các giải pháp hoạt động hiệu quả.
Kiểm soát - Control
Đây là giai đoạn cuối cùng của DMAIC. Với giai đoạn này của dự án, bạn sẽ tìm kiếm để duy trì các giải pháp và những lợi ích mà đã đạt được là kết quả của quá trình DMAIC. Nhóm nghiên cứu đã tạo ra một kế hoạch các bước chi tiết để đảm bảo rằng quá trình này hiện đang được kiểm soát. Một số bước có thể bao gồm:
- Luôn luôn cập nhật bản đồ quy trình.
- Cập nhật tất cả các hướng dẫn công việc mà bị ảnh hưởng.
- Đưa ra hướng dẫn cho thấy các giải pháp mới được thực hiện.
- Hiểu các số liệu mới được sử dụng để xác minh hiệu quả của quá trình mới.
- Quá trình có thể được sử dụng trên các quá trình khác?
Một khi bạn đã hoàn thành tất cả các nhiệm vụ, bạn phải chuyển quyền sở hữu của quá trình mới cho chủ sở hữu ban đầu của quá trình. Nhóm nghiên cứu cũng có thể cần phải nói chuyện với người điều hành về những ý tưởng dự án mới đã đưa ra trong quá trình cải tiến quy trình.
Nếu bạn đã thành công, đó là thời gian để ăn mừng. Nó luôn luôn cần được tổ chức khi bạn hoàn thành một dự án cải tiến thành công. Nó xây dựng mối quan hệ và công nhận những nỗ lực của đồng đội. Tinh thần đồng đội sẽ có ích trong thời gian tới khi bạn có một dự án cải tiến.
- Vui lòng ghi nguồn www.thegioiseo.com khi đăng tải lại bài viết này.
- Bài viết có tham khảo nội dung của tác giả Chris Dyson (SEW).
- Link bài: Sử dụng quy trình DMAIC cho những dự án SEO.
Thủ thuật Seo - Seo tips Sử dụng quy trình DMAIC cho những dự án SEO
